为方便广大校友回访母校，更好地为校友提供所需的帮助和服务，增进交流、加深感情，学校校友会特制订校友返校开展系列活动服务指南。

一、校友返校活动内容

举办座谈会、报告会、讲座及论坛；参观活动；校友联欢、校友风采展示；捐赠活动；开展产学研合作等。

二、校友总会服务指南

1.协助邀请学校领导参加座谈会；

2.协调校内主要活动场所的使用；

3.协调校友进行校内参观活动；

4.在校友会网站上报道活动情况，发布相关信息资料；

5.协助办理捐赠事宜；

6.其他需要帮助协调的事项。

三、学院校友分会服务指南

1.负责邀请参加活动的学院领导和任课教师；

2.协助组织人制定活动计划；

3.协助组织校友校内参观活动；

4.协调提供学院活动场所（会议室、教室）的使用；

5.协助联系学校周边酒店的餐饮及住宿；

6.在学院网站等媒体报道活动情况，发布相关信息资料；

7.提供校友聚会的横幅制作、显示屏使用；

8.其他需帮助安排的具体事项。

四、其他相关提醒

1.活动组织人应负责做好具体联络准备工作

1）发布活动通知、组织参会校友关注“汽院校友总会”公众号，进行校友认证，召集校友并筹集经费；

2）与学院校友分会沟通，制定活动方案；

3）安排住宿、就餐、车辆、摄影等；

4）编制校友通讯录、收集活动的影像和文字资料并交学校存档。

2.学院要做好活动材料的存档工作

以班级或年级为单位的校友返校开展活动，由相关学院在活动前填写《湖北汽车工业学院校友返校活动登记表》（见附件1），及时报送校友总会秘书处备案，以便协调相关事宜。校友返校活动结束后，学校以及各学院、各部门要及时做好校友活动材料的存档工作。由相关学院或部门负责接待的，须向校友总会办公室提供如下材料：

1.《湖北汽车工业学院校友信息汇总表》（见附件2）；

2.校友活动新闻报道；

3.活动照片；

4.其他活动资料。

附件：1.湖北汽车工业学院校友返校活动登记表

2.湖北汽车工业学院校友信息汇总表

3.湖北汽车工业学院校友工作联络员联系方式

湖北汽车工业学院校友会

                                                                                                                                           2022年5月6日