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湖北汽车工业学院校友返校活动服务指南

编辑:    作者:    时间:2022年05月06日 09:02    来源:校友工作处    点击:[]

为方便广大校友回访母校,更好地为校友提供所需的帮助和服务,增进交流、加深感情,学校校友会特制订校友返校开展系列活动服务指南。

一、校友返校活动内容

举办座谈会、报告会、讲座及论坛;参观活动;校友联欢、校友风采展示;捐赠活动;开展产学研合作等

二、校友总会服务指南

1.协助邀请学校领导参加座谈会;

2.协调校内主要活动场所的使用;

3.协调校友进行校内参观活动;

4.在校友会网站上报道活动情况发布相关信息资料;

5.协助办理捐赠事宜;

6.其他需要帮助协调的事项。

三、学院校友分会服务指南

1.负责邀请参加活动的学院领导和任课教师;

2.协助组织人制定活动计划;

3.协助组织校友校内参观活动;

4.协调提供学院活动场所(会议室、教室)的使用;

5.协助联系学校周边酒店的餐饮及住宿;

6.在学院网站等媒体报道活动情况发布相关信息资料;

7.提供校友聚会的横幅制作、显示屏使用;

8.其他需帮助安排的具体事项。

四、其他相关提醒

1.活动组织人负责做好具体联络准备工作

1)发布活动通知、组织参会校友关注“汽院校友总会”公众号,进行校友认证,召集校友并筹集经费;

2)与学院校友会沟通,制定活动方案;

3)安排住宿、就餐、车辆、摄影等;

4)编制校友通讯录、收集活动的影像和文字资料并交学校存档。

2.学院要做好活动材料的存档工作

以班级或年级为单位的校友返校开展活动,由相关学院在活动前填写《湖北汽车工业学院校友返校活动登记表》见附件1,及时报送校友总会秘书处备案,以便协调相关事宜。校友返校活动结束后,学校以及各学院、各部门要及时做好校友活动材料的存档工作。由相关学院或部门负责接待的,须向校友总会办公室提供如下材料:

1.《湖北汽车工业学院校友信息汇总表》见附件2);

2.校友活动新闻报道;

3.活动照片;

4.其他活动资料。

 

附件:1.湖北汽车工业学院校友返校活动登记表

2.湖北汽车工业学院校友信息汇总表

3.湖北汽车工业学院校友工作联络员联系方式

 

 

湖北汽车工业学校友会

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