湖北汽车工业学院教育发展基金会

接待管理办法（试行）

第一章 总则

第一条 为规范基金会接待工作，加强接待工作费用开支的管理，规范接待费用报销标准与程序，依据基金会章程和账务办法，结合基金会募捐工作的特殊性和实际情况，特制定本办法。

第二条 基金会接待费用是指为募集社会捐赠资金而必须产生的接待费用支出。

第三条 接待工作应坚持服务学校发展大局、有利募捐、勤俭节约、控制标准、高效透明、照章审批的原则。

第四条 公务接待实行先审批、后接待，先预算、后报销的全过程管理，严格执行审批程序和登记审核制度。

第二章 接待形式和标准

第五条 基金会接待费用开支范围主要包括：住宿、日常用餐、宴请、交通、参观、捐赠纪念品等费用。

第六条 接待工作严格按照下列原则和标准执行。

1.住宿

基金会原则上不承担来宾的住宿费用；因特别邀请并确需报销来宾住宿费的，应写明情况报秘书长审批后予以报销，并严格控制住宿天数，原则上不得超过3天。

2.用餐

（1）来宾宴请一般安排一次，不超过300元/人（含酒水、饮料）标准执行，宴请时不得提供香烟和高档酒水。因工作原因超出一次的，应写明情况报秘书长或理事长审批。

（2）因工作需要必须安排来宾日常就餐的，须事先申请并写明原因报秘书长批准，不超过200元/人标准执行。

（3）举办会议、活动确需安排茶歇的，不超过80元/人标准执行。

（4）接待用餐必须遵守事前审批制度，经办人应事先报理事长或秘书长同意，填写《接待事前审批单》，提供派出单位公函（或邀请函、电话记录等）、菜单、支付记录、发票等，参照湖北汽车工业学院规定程序审批报销。

3.交通

（1）来宾的接送和出行活动应尽量安排学校自有车辆，确需租用车辆的，可选择合理车型，租用资质合格、运营规范、价格合理的运营公司。

（2）接待对象的往返交通费用应由本人承担。重大活动邀请的重要来宾须由基金会承担交通费用的，凭往返票据或电子客票行程单，报经秘书长批准后，参照湖北汽车工业学院相关规定的标准报销；超出标准的，须写明理由，报理事长批准后予以报销。

4.捐赠纪念品

（1）向捐赠人及募捐对象赠送纪念品应当节约从简，注重实效，不求奢华。尽量选择具有学校、基金会文化元素和地方文化特色的宣传品、手工艺品和实用物品。

（2）向大额捐赠人或募捐企业领导及重要来宾赠送时，每人每次价值不超过1000元；其他人员，可视情况赠送价值每人每次不超过300元的纪念品。

5.参观

（1）来宾一般不安排付费参观活动，确需安排付费参观活动的应从严控制，应在接待预算中明细列出，报秘书长批准。

（2）付费参观活动应根据情况严格控制参观项目和人数，每次只可报销一名陪同人员费用。

第七条  接待活动中，基金会或学校陪同人员应根据实际工作需要确定，从严控制。就餐时接待对象在10人以内的，陪同人员不超过3人；超过10人的，陪同人员不超过接待对象人数的三分之一；大额捐赠方领导、重要来宾等来访的可在上述陪同人数基础上增加2人。

第八条 基金会举行大型活动或会议时，按活动或会议方案执行；超出上述规定的须写明理由，报理事长批准后方可执行。

第三章 接待审批和财务报销

第九条 接待按照规定程序进行审批，填写《接待事前审批单》，经费负责人（秘书长或理事长）批准同意后在秘书处登记备案。

第十条 接待经办人须在接待工作结束后2周以内结清财务手续。报销费用时需按规定提供《接待事前审批单》，审批程序不全的，财务部门不得报销。

第十一条 捐赠馈赠和发放纪念品，必须及时填写情况说明及发放清单，由经办人本人签字确认。无关基金会业务拓展的活动一律不得赠送纪念品。

第十二条 本办法如与相关法规制度冲突，可根据相关法规制度在执行中修改完善，基金会其他制度及规定与本办法不一致的以本办法为准；本办法由基金会秘书处负责解释和修订。

第十三条 本办法自理事会审议通过后执行。

附件：湖北汽车工业学院教育发展基金会《接待事前审批单》

湖北汽车工业学院教育发展基金会

                                                            2024年4月22日